Mails sturen na de uren

Mails sturen na de uren. “Je hoeft niet te antwoorden, hoor.” Of “we bekijken het maandag wel.” Of “als ik niets meer hoor, ga ik ervan uit dat je akkoord gaat.” Iedereen kent ze wel, die soort mails. Je voelt de druk om toch nog even te checken, even snel-snel te antwoorden, nog even in te loggen op zaterdagavond. Even “na te denken.” Wat kan je doen?

Mails sturen na de uren: is dat een probleem?

Ik voerde al vaak discussies met mensen over “mails sturen na de uren”. Veel mensen zien het probleem niet. Ze nemen een houding aan van: dat is toch niet mijn probleem. Die ander kan er toch voor kiezen om niet te antwoorden.

En dat klopt natuurlijk: iemand kan ervoor kiezen om niet te antwoorden. Maar wat je eigenlijk doet, is een klok laten lopen. Waarschijnlijk is die mail wel opgemerkt en de klok begint te tikken. Iedereen verwacht immers antwoord. Een mail die je op vrijdagavond verstuurt, heeft een klok die het hele weekend tikt. Een mail die je om 0.00 u. stuurt, tikt een hele nacht. Die klok is het probleem.

Het equivalent in onderwijs is die mail van een ouder op vrijdag- of zondagavond. Dan zijn zij vrij, maar voor de onderwijsprofessionals is het gewoon extra werk op een onwelkom moment. Toch maar even antwoorden om de ouder (en de leerling) gerust te stellen dat je op de hoogte bent.

Elke keer als je dat zo doet, werk je niet snel even wat mails weg. De zender denkt vaak dat hij je “aan de lijn” heeft, en een conversatie ontstaat als vanzelf. Zo blijf je bezig voor een hele tijd. Als je daarvoor kiest, prima. Indien niet, is er slechts één remedie.

De remedie: stuur geen mails

Stuur geen mails meer tijdens de downtime. Alleen dan kunnen mensen ontspannen en deconnecteren van het werk. Kies een moment tijdens de dag en verwacht geen antwoord binnen de minuut. Vermeld er eventueel bij hoeveel tijd je kunt geven.

Nog een tweede, gratis tip: herontdek de kracht van samen te zitten en even te overleggen. Dat kan digitaal, maar is nog beter fysiek. Wie weet herontdek je dat het efficiënter is, én aangenamer dan alweer een mail!

Ik ben benieuwd naar jouw reactie! Deel ze hier.

Thema: Baskerville 2 door Anders Noren.

Omhoog ↑

%d bloggers liken dit: