Communicatie als hoeksteen

Communicatie als hoeksteen van een organisatie. In een doeltreffend communicatiebeleid liggen de regels vast van hoe men intern en extern communiceert. Memo’s, mails, berichten, website, sociale media, nota’s, meetings, personeelsvergaderingen, studiedagen, persconferenties, long en short copy, reclame, publiciteit … De mogelijkheden zijn tegenwoordig haast onbeperkt.

Het communicatieschema

In concrete vormen van communicatie denkt men na over allerlei aspecten: een communicatiestijl, onderdelen van het communicatieschema (zender, ontvanger, kanaal, register, code, taal, effect …) maar ook om de inhoud van de boodschap. Als daar goed is over nagedacht, loopt de communicatie zoals gewenst. De communicatie krijgt het gewenste effect.

Communicatie die doel mist, blijft zonder het juiste effect. Er treedt dan ruis op. De oorzaken kunnen zowat overal in de communicatie liggen.

Communicatiestijl

Zo kan bijvoorbeeld communicatiestijl bepalend zijn of een boodschap al dan niet overkomt. Een manager (zender) die roept, scheldt, psychologische druk zet of andere schadelijke stijlen van communiceren hanteert, bereikt vaak niet het wenselijke effect. Integendeel: de communicatiestijl kan de communicatie helemaal doen mislukken. De uitstekend gefomuleerde boodschap kan -mogelijk met de beste bedoelingen gegeven- volledig de mist ingaan, en dus geen enkel wenselijk effect hebben. Of een effect krijgen dat haaks op de goede bedoelingen staat. Als de medewerker (ontvanger) gechoqueerd wordt, mist de boodschap helemaal doel en staat de relatie onder druk.

Emotionele druk en de hypothalamus

Mensen die emotionele druk ervaren in een (arbeids)relatie, reageren vaak vanuit de hypothalamus, het reptielenbrein. Dat deel van het brein roept een primitieve reflex op: vechten, vluchten, bevriezen. Het is moeilijk om in die staat nog rationeel te reageren: redeneren, antwoorden, nuanceren, of gewoon spreken … Een goede, menselijke en volwassen communicatiestijl is dus een voorwaarde om de boodschap over te brengen.

De boodschap

De inhoud (boodschap) van de communicatie, als hoeksteen, is vaak het belangrijkste aspect van de communicatie. Een onzorgvuldig geformuleerde boodschap, een onvolledige boodschap, een politiek foute boodschap is een garantie voor ruis op de communicatie. Soms krijg je dan geen tweede kans meer. Denk maar een lapsus op een persconferentie.

Taal en register

Bij de taal (code) vinden we deelaspecten als een verkeerd register (bijv. formeel, informeel), een verkeerde taal, een verkeerd jargon … er zijn honderden manieren om een boodschap verkeerd te formuleren in taal. Vaak is taal de oorzaak van misverstanden, die ervoor zorgen dat communicatie mank loopt, zonder (wenselijk) effect blijft.

Vaardigheden

Luisteren

Luisteren is voor een leider een belangrijke vaardigheid. Kunnen luisteren maakt dat je heel wat essentiële info vergaart. Als mens van onschatbare waarde, als leider eens zo belangrijk. Wees degene die luistert, niet om te kunnen reageren, maar om te begrijpen. En wees degene die luistert en niet degene die praat. Twee basisvoorwaarden voor goed luisteren die vaak vergeten worden in het heetst van de strijd of wanneer “ego” het overneemt.

Kijk eens kritisch naar jezelf. Hoe luister je zelf? Om te reageren of om te begrijpen? Luister je om te reageren, dan luister je niet echt. Je communicatie-effect zal beperkt zijn.

Communicatie als hoeksteen: wat als er geen effect is?

De gevolgen van communicatie zonder effect kunnen groot zijn. Ook hier loert de hypothalamus al snel om de hoek en kunnen mensen emotioneel of primitief reageren. Terwijl de intenties van beide partijen wellicht zuiver waren. Goedbedoeld, weet je wel.

Communicatie vraagt dus altijd een vorm van zorgvuldige planning om de kans op ruis te verkleinen. Wie zegt wat tegen wie? Op welke manier? In welke taal of register? Wanneer? Via welke drager? Op meer dan één manier? En wat doe je als (een deel van) de communicatie zonder effect blijft?

Wat vind jij onmisbaar voor effectieve communicatie?

Ik ben benieuwd naar jouw reactie! Deel ze hier.

Thema: Baskerville 2 door Anders Noren.

Omhoog ↑

%d bloggers liken dit: