Dagelijks inkomende mails triëren: hoe?

Dagelijks inkomende mails belasten je organisatie. Hoe trieer je ze zonder je mensen te belasten? Een mogelijke manier lees je hier.

Als leidinggevende sta je vaak aan de in- en de uitgang van een organisatie. Van aanwerven tot vertrek, pensioen of ontslag. Daartussen lopen de processen die ervoor zorgen dat mensen gemotiveerd blijven en dat een vertrek wordt vermeden. Door ervoor te zorgen dat de job boeiend is, de verloning goed is, er ruimte is voor persoonlijke vragen, een “ja” wordt gegeven waar velen een “neen” verwachten, geef je je mensen de nodige steun … Er zijn zoveel mogelijkheden om werknemers goed te behandelen.

Met de dagelijks inkomende mails in je organisatiemailbox is het eigenlijk ook zo. De leidinggevende staat aan de bron, waar de mails initieel toekomen of heeft die taak gedelegeerd. En dat is waar “the magic happens.” Op dit punt kan je heel goed aansturen.

5 stappen om inkomende mails snel te triëren

  • Stap 1: delete onmiddellijk alles wat niet bij de doelen van je organisatie past.
  • Stap 2: neem “interessante dingen” als bijlage op in de laatste, vrijblijvende rubriek van een periodieke nieuwsbrief. Je mensen kiezen zelf of ze er iets mee doen.
  • Stap 3: stuur enkel door wat heel goed past bij je organisatie en haar doelen. Opportuniteiten vallen hier bijvoorbeeld onder. Doe dat gericht naar één of slechts enkele mensen die je persoonlijk aanschrijft.
  • Stap 4: plan een opvolging in als je echt wilt dat er werk van wordt gemaakt. Hoe is het gegaan? Waar sta je al? Maar zet geen onnodige druk.
  • Stap 5: bied steun als blijkt dat er roadblocks optreden. Bekijk het samen met je mensen en ga na waar en hoe je kunt steunen.

Een concreet voorbeeld van hoe je te werk gaat

In mijn eigen organisatie krijg ik tientallen mails per dag. Vaak gaat het om deelname aan onderzoeken, reclame van bedrijven … Delete all!

Tenzij een onderzoek je organisatie iets oplevert dat een meerwaarde biedt. Maar je hebt er niet de mensen en middelen voor, of het behoort niet tot de prioriteiten. In de nieuwsbrief!

Dit onderzoek is heel bijzonder interessant? Stuur het naar een medewerker die ervoor open zal staan. Noteer waarom je het doorstuurt en waarom naar hem/haar/die. En waarom je het graag behandeld ziet.

Een week later, of langer, pols je nog eens. Hoe is het gegaan? Waar sta je? Waarom heb je het niet opgevolgd? Wees benieuwd, stel vragen en laat de ander vertellen.

Hoe kan ik helpen om er een succes van te maken? Waar stoot je op? Wat kan ik doen? Wat doen we samen? Maak concreet en plan in.

Niet alles leidt op deze manier tot een groot succes, maar je vergroot aanzienlijk je kansen. En je mensen kunnen zich focussen op wat er echt toe doet voor jouw organisatie.

Win-win, toch?

Lees ook: De mailbox leeg: hoe doe je dat?

Een gedachte over “Dagelijks inkomende mails triëren: hoe?

Voeg uw reactie toe

Ik ben benieuwd naar jouw reactie! Deel ze hier.

Thema: Baskerville 2 door Anders Noren.

Omhoog ↑

%d bloggers liken dit: