De mailbox leeg: hoe doe je dat?

De mailbox leeg laten is een grote uitdaging. Er komt immers voortdurend nieuwe mail binnen. Veel van die inkomende mail is overbodig. Je leest erover in Dagelijks inkomende mails triëren: hoe?. Om je eigen mailbox leeg te houden, kan je ook heel wat doen. In deze blog vind je vier tips om er bewuster en beter mee om te gaan, maar écht leeg is je mailbox nooit.

De mailbox leeg: hoe was het vroeger?

Jarenlang beschouwde ik mijn mailbox als een soort van sms-systeem. Zeker bij de opkomst van e-mail was dat zo. Je kreeg een mail binnen en behandelde die direct. Terwijl de gewone postbus in die periode enkel ‘s morgens of ‘s avonds werd geleegd. Van de smartphone was toen nog geen sprake.

Op een bepaald moment besefte ik dat. Waarom zou je de postbus (toen nog “snakemail”) maximaal tweemaal per dag leegmaken en je mailbox de hele dag door? Dat is toch foute boel!

De mailbox leeg: met de smartphone

Toen de smartphone werd gelanceerd en na een tijdje ingeburgerd geraakte, speelde dat fenomeen nog sterker. Zowel mail, als sms, als Whatsapp kwamen allemaal binnen en veel mensen maakten geen onderscheid in de behandeling en verwerking ervan. En dat, beste lezer, is fout.

Tip 1: open je mailbox maximaal tweemaal per dag

Uiteraard maken fabrikanten het je met al het geping van een smartphone lastig om zaken te negeren, maar toch is dat belangrijk. Ik behandel mijn mailbox maximaal tweemaal per dag.

Tip 2: start je dag niet met je mailbox, maar met je mensen

Om 8.00 u. ben ik bij mijn mensen tot de start van de werkdag een half uur later. Dan besteed ik een halfuur aan mijn mails. Mijn eerste afspraak plan ik nooit eerder dan 9.00 u. Op dat halfuur mails verwerken, doe ik iets belangrijks.

Ik trieer mijn mails en plan ze in in mijn takensysteem. Dat kan eenvoudig door mails door te sturen naar mijn persoonlijke e-mailadres van mijn takensysteem. De mails die slechts één minuut vragen om te verwerken, doe ik onmiddellijk. En ik geef vlaggetjes aan de overige mails. Echt verwerken doe ik niet dan. Maar pas later. Je mailbox leeg? Toch al een beetje leger.

Tip 3: plan ‘s avonds je dag in en houd je aan die planning

Ook ‘s avonds doe ik iets soortgelijks. Maar op dat moment plan ik ook mijn volgende dag met behulp van mijn takensysteem. Dat deed ik ook al aan het einde van het weekend, om de week goed te kunnen starten. Mijn planning is alles. Ik plan slechts 40 à 60% in. De rest blijft vrij voor onverwachte zaken. En geloof me, dat zijn er veel.

Komt er niets op mijn pad, dan bekijk ik mijn gevlagde mails, doe ik denkwerk, handteken ik facturen, of neem ik de tijd om te reflecteren, rond te lopen in de gebouwen en allerlei informele coachgesprekken te doen. Die gesprekken zorgen ervoor dat mijn mailbox niet te snel gevuld geraakt met interne mail: preventie dus. Door aanspreekbaar te zijn.

Tip 4: antwoord NOOIT onmiddellijk op mails die (denk)werk bevatten

Maar het allerbelangrijkste is het volgende. Ik antwoord zelden onmiddellijk. Tussen het binnenkomen van de mail en het versturen van mijn antwoord zit ruimte. Ruimte om na te denken, om tijd te creëren, om stress te verlagen, om gedrag aan te leren … Soms tot zelfs een week.

Stephen Covey noemt dat de tijd tussen stimulans en respons, en daar zit je ruimte om beleid te voeren. Reageer niet onmiddellijk. Zo leer je anderen het verschil aan tussen mails en bijvoorbeeld sms. Of Whatsapp. Wie mij dringend zoekt, komt langs of telefoneert. Meestal helpt dat en blijft de mailbox leeg. Dit is een gouden tip.

Hoe houd je de mailbox leeg?

Wel, moeilijk. Ik zou zelfs zeggen: niet. Je hebt immers geen controle over wie je wanneer wat stuurt. In de plaats van te proberen je mailbox leeg te houden, probeer je beter om je inbox te verkleinen, en bewust om te gaan met wat er wel blijft staan. Het gaat uiteindelijk om die controle, toch?

(In toekomstige blogs geef ik meer tips voor je omgang met mail. Houd het in de gaten.)

Een gedachte over “De mailbox leeg: hoe doe je dat?

Voeg uw reactie toe

Ik ben benieuwd naar jouw reactie! Deel ze hier.

Thema: Baskerville 2 door Anders Noren.

Omhoog ↑

%d bloggers liken dit: