Tijd, aandacht en energie managen

Je management van tijd, aandacht en energie bepaalt hoe effectief je bent. Je tijdsbesteding is een belangrijke eerste stap, maar hoe je je aandacht verdeelt over alle taken en daarna je energie spreidt, bepaalt of je aan het einde van de dag nog energie overhoudt voor je gezin, vrienden, hobby’s …

Tijd managen

Het managen van tijd. De beschikbare tijd ga je telkens beter indelen om ervoor te zorgen dat je je werk sneller, efficiënter of zelfs effectiever gedaan krijgt. Hoe beter je hierin wordt, hoe méér werk je gedaan krijgt en hoe meer je ervaring groeit. Met de ervaring groeit je economische waarde.

Hoe manage je je tijd?

Jarenlang werkte ik aan manieren om mijn tijd optimaal in te delen. Door professioneel te groeien, kreeg ik steeds meer werk, terwijl ik niet steeds meer tijd ter beschikking kreeg. Dat was natuurlijk een probleem. Ik las enkele jaren geleden Getting things done – David Allen (“AM”), en die inzichten hielpen me sterk vooruit. Ik gebruik sommige van zijn tips voor management van tijd, aandacht en energie nog steeds. Lees bijvoorbeeld: “Ergens gewoon wachten – wat kan ik doen?

“De nieuwe rijken zijn de mensen die tijd hebben.”

In mijn zoektocht naar ‘méér tijd’ om dingen te kunnen doen, stootte ik (ook al jaren geleden) op Joke J. Hermsen. Zij prijkte jarenlang op een notitiebord in mijn living vanwege volgende uitspraak:

“De nieuwe rijken zijn de mensen die tijd hebben.”

Joke J. Hermsen

Als je je management van tijd, aandacht en energie goed voor mekaar hebt, dan heb je tijd, aandacht en energie over voor alles wat belangrijk voor je is. Zoals je gezin, je vrienden, je hobby’s …

Kairos – de god van de tijd

Ik las enkele van haar boeken en woonde een lezing bij (perfect digitaal georganiseerd door UCLL tijdens de coronaperiode). Het leverde me een gesigneerd exemplaar op van haar boek ‘Tussen ogenblik en eeuwigheid’ (Joke J. Hermsen – Tussen ogenblik en eeuwigheid – “AM”). Enkele jaren geleden las ik ‘Kairos’ (Joke J. Hermsen – Kairos – “AM”), een boek dat ook zeer inspirerend is. Een recensie van deze beide boeken schreef ik nog niet, alhoewel me dat wel aantrekt.

management van tijd, aandacht en energie Joke J. Hermsen Kairos

De tijd binnen de tijd

Joke J. Hermsen sprak over tijdloze tijd, tijd binnen de tijd, die je kunt vinden en gebruiken. Het boek is véél rijker dan dat, maar ik haal er even dit alleen uit. Als je (theoretisch) tijd zou kunnen bijmaken, dan zou dat ook je effectiviteit kunnen verhogen. Je zou dan tijd kunnen besteden aan sporten, bijvoorbeeld, en toch even veel gedaan krijgen. Ik ga er niet verder op in, maar lees zeker het boek. Een aanrader.

Stimulus – respons en de tijd die ertussen ligt

Ook bij Stephen Covey (De zeven eigenschappen – Stephen Covey – “AM”) las ik een soortgelijke benadering. Je kunt tijd creëren door de tijd te nemen tussen je stimulans en je reactie. Als je altijd onmiddellijk reageert, dan verlies je die tijd. Als je echter nadenkt, en met vertraging reageert, dan vind je hier extra tijd om rustig afwegingen te maken. Om voor- en nadelen te bedenken en uiteindelijk een zo goed mogelijke oplossing te kiezen. Neem dus je tijd tussen stimulans en respons.

Als je elke week twee uren cadeau zou krijgen, wat zou je daarmee dan doen?

Deze vraag kreeg ik eens op een interessante vormingsdag. De antwoorden van de deelnemers liepen heel erg uiteen: sporten, lezen, wandelen, praten met de kinderen, je ouders bezoeken. Er was geen juist antwoord, natuurlijk. Wel stemt het je tot nadenken: wat zou jij doen? Het belang van tijd is dus heel groot. Joke J. Hermsen heeft helemaal gelijk.

Aandacht managen

Bij aandachtsmanagement doe je in wezen hetzelfde, maar je richt je aandacht op datgene wat jij belangrijk vindt. Je besteedt je beschikbare tijd dus optimaal. Gerichte aandacht laat je tijd winnen. Dat betekent dus dat je meer tijd overhoudt voor je (eigen) belangrijke zaken.

Leg je smartphone en socials aan de kant

Hier past een alinea over de smartphone. LEG HEM WEG. Het eindeloze geping op je smartphone leidt je aandacht af van wat belangrijk is. Het haalt je uit je concentratie en verhindert dat je je doorwerkt aan een belangrijke taak. Sociale media horen hier ook thuis. Controleer geen updates tijdens je geconcentreerde werk. En ook je mailbox: check hem niet.

Beter is het om vooraf te plannen wat je zal doen en je daar strikt aan te houden. Alle afleidingen schakel je uit. Wat mij betreft ook je telefoon en je deurzoomer (als je die hebt). Zorg ervoor dat je niet gestoord wordt. Of werk thuis. Wat het ook is dat je kan helpen.

Energie managen

Hoe kan je bewust je energie plannen en verdelen?

Als je je tijd optimaal besteedt en enkel aandacht geeft aan de belangrijke zaken, dan kan je toch nog steeds op grenzen stoten. Met management van energie zorg je ervoor dat je je energie zodanig inzet, dat je balans aan het einde, bijv. aan het einde van de dag positief is. Je plant voldoende energiegevende taken in om de energieverslindende op te vangen. Laat ons wel eerlijk zijn: er zijn altijd dingen die je ‘moet’ doen, ook al doe je ze niet graag.

Hoe pak je dat concreet aan?

Denk bijvoorbeeld eens aan die ene vergadering of die ene collega die jou energie kosten. Niet opdagen op de meeting en je collega negeren kunnen waarschijnlijk niet. Wat je wel kunt doen, is de taken voor en na de meeting of het overleg anders plannen. Kies voor boeiende en energiegevende taken die je voor en na de meeting/het overleg plaatst. Zo minimaliseer je de impact van die negativiteit op je humeur en energiebalans.

Zelf plan ik zulke energieverslindende taken graag ofwel net voor ofwel net na de middag. Dan heb ik aan het dagbegin en aan het dageinde nog ruimte om me voor te bereiden of wat na te beschouwen. En zo ben ik niet verplicht om aan het dagbegin kostbare energie verloren te laten gaan of mijn gedaalde energie mee naar huis te nemen. Dat lukt niet elke dag, maar als je goed plant, heb je toch enige invloed.

Let your family get the best of you

De volgende zin (gelezen op LinkedIn, maar de bron ken ik niet) vind ik goed om te onthouden: “Let your family get the best of you, not the rest of you.” Als je aan het einde van de dag zonder energie naar huis gaat, hoe kan je er dan zijn voor wie belangrijk is: je familie? Het belang van energiemanagement is dus groot.

En speel je met de gedachte dat je “altijd” uitgeput naar huis gaat, vraag je dan af: zit ik op mijn juiste plek?

Het belang van een harde “neen” zeggen

Een belangrijke vaardigheid om je energie goed te kunnen verdelen, is “neen” kunnen zeggen. En als je dat doet: doorbijten. Mocht je twijfelen, overweeg dan even dit: een “ja” wordt meer waard voor anderen als je ook vaak genoeg “neen” zegt. Het is interessant om jezelf eens te filmen terwijl je “neen” zegt tegen iemand anders. Bij veel mensen zie je aarzelingen, twijfel, een omzeilende beweging door “misschien” toe te voegen. Slechts zelden hoor je de “harde neen” die nodig is om op te komen voor jezelf.

Ideaal oefenmoment aan de telefoon met een verkoper

Zelf vind ik het een ideaal oefenmoment als ik telefoon krijg van een verkoper. Dat gebeurt regelmatig genoeg. Of iemand die enquêtes afneemt. Of zoals niet zo lang geleden: iemand die zogezegd belde in opdracht van Windows. Je weet eigenlijk niet wie je voor je hebt, dus afgaan kan sowieso niet. Ideaal dus om te oefenen.

Is die harde neen wel zo hard als je denkt?

Ik had altijd al weinig moeite om “neen” te zeggen, dacht ik. Maar ik leerde als kind wel om altijd met twee woorden te spreken: “neen, dank u.” Dat is wat minder hard, nietwaar? Of een zin als “ik ga neen zeggen” of “ik heb eigenlijk geen interesse”. Het zijn eigenlijk allemaal manieren om geen harde “neen” te zeggen. Blijkbaar is dat vervelend en we voelen er een grote weerstand tegen.

Een kennis had onlangs een vervelende ervaring. Hij kreeg telefoon en zoals gewoonlijk werd het gesprek opgenomen. Dat werd netjes gezegd, en het gesprek verliep beleefd. Het ging over een abonnement voor een tijdschrift. Alhoewel die kennis zich niet kan herinneren dat hij duidelijk had gezegd: “Neen, ik wil geen tijdschriftabonnement.”, hij kreeg toch een tijdschrift thuisgestuurd. Blijkbaar had hij een aanbod aanvaard door woordelijk min of meer gezegd te hebben. Had hij duidelijk “neen” gezegd, dan had hij geen euro’s uitgegeven aan een oninteressant abonnement. Gelukkig kon hij het na drie maanden stopzetten.

En “neen” zeggen op het werk?

Als je op je werk (of privé) een grens trekt, en die sterk trekt, dan heeft dat vaak gevolgen. Iemand anders zal de tafel ruimen. Het werk dat blijft liggen, zal door iemand anders opgepikt worden. Het belang van doseren en juist kiezen is dus groot om je collega’s voldoende te ondersteunen. Alhoewel je ook hier af en toe “neen” moet zeggen, zal dat niet altijd of te vaak met een harde “neen” kunnen. Ook al zou je soms willen.

Wat betekent dat voor leiderschap?

De drie aspecten van management van tijd, aandacht en energie zijn belangrijk: je richt je tijd heel efficiënt in, zorgt ervoor dat je vooral aandacht geeft aan de juiste dingen en dat je je energie zo schikt dat de balans aan het einde positief is.

Als leider zijn volgende aspecten belangrijk om mee te nemen in je management van tijd, aandacht en energie:

  • delegeren
  • ambities bijstellen
  • coaching

Welke vragen stel je jezelf?

Het draait dus om de vragen: wat doe je (nog) zelf (= bedoeld als steun bieden)? Welke doelen stel je voorop en zijn die haalbaar voor je team (= richting geven)? Hoe verzorg je en garandeer je de ondersteuning van je team (= steun bieden)? Hoe vertel je -rekening houdend met al deze elementen- het verhaal van je organisatie (= betekenis)?

Wat doe je zelf (nog)? En wat niet (meer)?

De vraag “Wat doe je (nog) zelf?” is voor een leider een moeilijke vraag. Hoe meer je zelf doet, hoe minder tijd er overblijft om steun, richting en betekenis te bieden. Het houdt in dat je nagaat wat je delegeert en wat je zelf doet. Dat is een afweging. Het houdt ook in dat je bij delegeren nagaat wat er nodig is om te delegeren. En niet in de valkuil trapt om het toch zelf te doen, bijv. omdat het sneller gaat.

Wat zijn nadelen van alles zelf doen?

Aangeleerde hulpeloosheid is een reëel gevaar in elke organisatie. Het is het gevolg van mensen die toch maar alles zelf blijven doen, zonder echt te delegeren. “Laat hem maar doen, dan hoeven wij het niet te doen.” Het helpt anderen in hun tijdsmanagement ;), maar de uitvoerder zelf stoot misschien op een grens of gaat erover. Als geheel ga je er zo niet op vooruit.

Er zijn valkuilen i.v.m. over de grens gaan. Voor een korte periode is het geen probleem om extra gas te geven: het maakt je soms beter en zelfs geliefder. Maar een lange periode van stress en over je grenzen gaan, kan andere problemen veroorzaken. Een bekend is burn-out. Als dat gebeurt, is de schade vaak ineens heel groot: voor het individu én de organisatie.

En toch: alles zomaar delegeren en je handen vrijhouden, is ook niet de oplossing. Voorbeeldgedrag en steun zijn belangrijk als leider. En richting geven. En betekenis. Daarvoor maak je je handen meer dan eens vuil, samen met je team.


Je handen als leider vrijhouden én vuilmaken

Conclusie: management van tijd, aandacht en energie kan je voor jezelf vaak perfect doen. Leiden vraagt veel meer dan dat. Je doet immers ook het management van tijd, aandacht en energie van anderen. Dat is een grote verantwoordelijkheid. Wees dus bereid om je handen vrij te houden én ze vuil te maken. Het dilemma is eigen aan leiderschap!


Thema: Baskerville 2 door Anders Noren.

Omhoog ↑